「何だかこのシステム使いづらい…」原因と解決策を紹介！

2020年2月24日

システム導入後に「何だかこのシステム使いづらい…」と感じたことはありませんか？システムの導入は、コストや手間がかかるため、どの企業にとっても大きな課題とされています。

今回はシステム導入における失敗の原因と解決策を解説します。すでにシステム導入に失敗してしまった方も、たはこれからシステム導入を行う方も、他社の失敗から学んでください。

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システム導入の難しさ

システムを導入すれば、業務を効率化できると考えている方は多いはず。しかし、現実には導入したからといって業務を効率化できるわけではありません。

システムには「導入」「運用」「改善」のフェーズが存在し、各プロセスをクリアすることで導入の成功、つまり効率化につながるのです。

一般的にシステム導入が成功する確率は”数割程度”といわれています。

そんな中、企業が少しでもシステム導入の成功率を上げたいなら、”失敗の原因と解決策”を知っておくことが重要です。知識がない状態でシステム導入を行えば、失敗につながることは明白といえます。

本記事では、システム導入に失敗する原因を解説。その上で、導入の成功率を上げる解決策を紹介していきます。

前述した通り、システムは「導入がゴール」ではありません。導入後に、運用を行い、かつ改善点があれば修正するサイクルが重要です。

システム導入後に、運用フォローができていなければ、社内でシステムを利用する方は増えません。システムを導入したらどんなメリットがあるのか、担当以外の方にも周知することが大切です。どんなものでもメリットがわからなければ利用者は増えないのです。

担当者だけがメリットを理解している状況は回避し、必ず「メリット」「利用方法」「Q&A」といったマニュアルを作成し、運用後に利用を促すフォローを入れてください。

主にシステムは現場の方が利用します。この際、現場の意見を無視して導入すれば、それだけ失敗の確率は高くなるでしょう。現場が置き去りになる原因は、重視するべき点の違いです。

経営者層としては、システムのコストや導入のしやすさを意識します。これは経営に関わるコストや手間を減らすためで、ごく自然なことです。一方、現場としては、使いやすさを意識します。日々利用するシステムなので、使いやすさは重視するべき点です。

経営者層と現場では、システム導入における目的が異なるため、しっかりと意見をすり合わせなくてはいけません。ここで経営者層の意見のみを通せば、結果的に現場が置き去りとなり、使われないシステムになります。

「経営者層が意識するコストや手間」、そして「現場が意識する使いやすさ」、この2つの及第点が優れたシステムといえるでしょう。

システム導入において、担当者の選定は重要です。担当者は、基本的なIT知識を持ち、かつ経営者層から現場までの意見をくみ取れる、視野の広い方が適しています。この際、IT知識がない方だけでシステムを導入すると、イメージと異なる事態が起きます。

システムの再導入は、多大なコストや手間がかかるので避けたいところです。必ず、一定のIT知識を持つ担当者を選定し、その周りにも精通した方を置いた上でシステムを導入してください。

そもそも、導入するシステムが違ったという事態は、システム導入において許されないことです。担当者選びから、すでにシステム導入が始まっているという認識を持ってください。

システム導入における問題を解決するなら、「IT知識を持った担当者」または「外部推進役」が必要です。両者に共通しているのは、企業の課題を把握して、どのシステムを導入すべきか、それをどうやって現場で運用していくかを考える人という点です。

ただ、どの中小企業にもIT知識を持った担当者がいるわけではく、すぐに外部推進役を用意するのもの難しいといえます。こうした場合には、導入から運用フォローまで対応したシステムの導入がおすすめです。

ALL-INは弊社が提供するクラウド経営システムです。事業に必要な顧客管理(CRM)・営業支援(SFA)・人事・給与・会計・販売・グループウェアなど全業務をカバーしています。

ALL-INを利用すれば、IT知識に明るくない担当者の場合でも手軽にシステム導入できます。また外部推進役を用意する必要もありません。現状の把握から運用フォローまで全て実現可能です。システム導入時に、的確なサポートが欲しい方は、ぜひALL-INの利用を検討してみてください。

システム導入失敗における原因と解決策を解説しました。

システム導入の失敗の多くは準備不足です。自社に必要なシステムを見極め、適切なプロセスを踏めば、問題なく導入できます。

まずは、自社の現状を調査し、その上で適したシステムを導入しましょう。もし、システム導入が難しい場合は、弊社の提供するALL-INの利用を検討してみてください。